De Wwft, Welke maatregelen moet een wwft-plichtige instelling treffen? – Deel 3
Maatregelen voor Wwft- plichtige instellingen
Na in het eerste artikel de historie van de totstandkoming van de Wwft uiteen gezet te hebben en in het tweede artikel besproken te hebben welke instellingen of bedrijven Wwft-plichtig zijn, bespreek ik nu welke maatregelen een Wwft-plichtige organisatie moet treffen.
Om aan de Wwft verplichtingen te kunnen voldoen moet de instelling procedures en werkwijzen hebben ter beheersing van de risico’s van witwassen en financieren van terrorisme. Wat zegt de wet hierover?
1. De risico analyse
Paragraaf 1.2 Risicomanagement art. 2 b. 1:
“Een instelling neemt maatregelen om haar risico’s vast te stellen en te beoordelen waarbij de maatregelen in verhouding staan tot de aard en de omvang van de instelling” en
art. 2.b.2:
“Bij het vaststellen en beoordelen van de risico’s houdt de instelling in ieder geval rekening met het type client, product, dienst, transactie en leveringskanaal en met landen of geografische gebieden’.
Dit komt erop neer dat een Wwft- plichtige instelling, voordat er een client relatie wordt aangegaan het volgende onderzocht en vastgelegd heeft:
- De identificatie en verificatie van de client
- Handelt de client voor zichzelf of voor een derde
- Wat is het doel van het aangaan van de zakelijke relatie
- Wat is de herkomst van het vermogen en wat zijn de inkomstenbronnen die gebruikt gaan worden
- Het opstellen en vastleggen van de eigendomsstructuren en de zeggenschapsstructuur. Een compleet organigram inclusief de UBO of pseudo UBO is zeer aan te bevelen om de structuren helder inzichtelijk te maken.
- Is de (pseudo) UBO een PEP
- De client dient gescreend te zijn op het voorkomen op sanctielijsten conform de Sanctiewetten 1977 en eventuele “bad press’ met betrekking tot financiële misstanden
- Het indelen van de client in een risicoprofiel, gerelateerd aan de aard en de omvang van de Wwft- plichtige organisatie, het type client, het betrokken product of dient, het type transacties en de leveringskanalen en geografisch typische risico’s (bijvoorbeeld landen die voorkomen op de sanctielijsten).
Client acceptatie kan pas na deze procedure worden geaccepteerd (of afgewezen) eventueel met het vastleggen in de procedures van mitigerende maatregelen om de risico’s beheersbaar te houden. Financiële ondernemingen die onder de Wft en de Wtt vallen zoals banken, verzekeringsmaatschappijen en trustkantoren maken veelal gebruik van een Systematische Integriteits Risico Analyse (SIRA) een dynamische risico beoordelingsmethodiek die in veel gevallen te ver voert voor Wwft- plichtige instellingen.
2. De inrichting van een compliance en audit functie
Dit is verplicht, voor zover het past bij de aard en omvang van de Wwft- plichtige instelling.
3. Een Wwf-plichtige instelling dient te beschikken over een trainings- en opleidingsplan
Samengevat komt dit erop neer dat personeel getraind en opgeleid moet worden, zodat het in staat is cliëntenonderzoek juist en volledig uit te voeren, ongebruikelijke transacties te herkennen en wat voor de medewerkers nodig is om Wwft “proof” te handelen.
4. Gegevensvastlegging
Hoofdstuk 5 van de Wwft gaat uitvoering in op de vastlegging van de gegevens die in het kader van de uitvoering van het cliëntonderzoek (art. 33) worden vastgelegd. Er geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie of 5 jaar na de melding van en de uitvoering van een transactie (art. 34).
Conclusie
Als (toekomstig) toezichthouder kunt u direct of indirect geconfronteerd worden met de Wwft. Direct als een instelling waar u toezicht op houdt, Wwft- plichtig is, maar ook indirect doordat de bank van de instelling waar u toezicht op houdt wel degelijk Wwft- plichtig is, of de advocaat die daar advies uitbrengt, of de notaris die een akte passeert ten behoeve van zo’n instelling. Voor u betekent dit, dat u in elk geval aan het Bestuur van de onder uw toezicht vallende instelling, dient te vragen hoe en op welke wijze de instelling te maken heeft met de Wwft, en of de werkwijze en procedures hier zo nodig, op zijn afgestemd.
Dus als u solliciteert op een toezichthoudende functie bij een jachtenbouwer, een kunstgalerij, een juwelenhuis, een autodealer, een financiële instelling, een vastgoedbedrijf, een voetbalclub, een leasemaatschappij, een accountants- of advocatenkantoor, of de makelaardij, dan heeft u vrijwel altijd direct te maken met de Wwft.
Frank van Buren is al meer dan 10 jaar actief in het vinden van kandidaten voor executive en toezichthoudende posities binnen zowel profit als non-profit organisaties. Daarnaast treedt hij op als schaduwmanager voor interim managers en fungeert hij als coach voor executives en raden van toezicht.
Frank van Buren
Partner Delfin impact executives
06 - 523 76 777
Stel uw vraag aan Frank van Buren van Delfin Executives
Vergelijkbare artikelen
Kennisbank
Wij delen graag onze kennis
We hebben inmiddels al meer dan 250 artikelen in onze kennisbank opgenomen. En deze stellen wij graag aan u beschikbaar!
Vacatures
Diverse organisatie hebben vacatures
Vacatures in Limburg, Brabant en Gelderland binnen private en publieke organisaties overzichtelijk gepresenteerd.