Het instellen van een management team of executive committee (“MT“) bij de onderneming is ‘in’. Over de taken en de rol van een MT, alsmede de aansprakelijkheid van MT-leden,[1] is veel te doen. Datzelfde geldt voor de wijze waarop de raad van commissarissen of raad van toezicht (“RvC“) toezicht kan houden op een MT.

Waarom een Management Team

De voornaamste reden waarom een onderneming een Management Team instelt, is dat een MT bijdraagt aan het op efficiënte en effectieve wijze besturen van de onderneming. Een MT wordt (in de meest voorkomende gevallen) gevormd door de statutair bestuurders én de leden van het hoger management van de onderneming. Door deze samenstelling kunnen :

• besluiten vanwege de kortere lijnen sneller worden genomen én geïmplementeerd;
• statutair bestuurders op eenvoudige wijze van meer informatie worden voorzien;
• en wordt er een groter draagvlak voor besluiten gecreëerd.

De ontwikkeling van het instellen van een MT brengt met zich mee dat de onderneming moet stilstaan bij de vraag hoe de toezichthoudende rol van RvC kan blijven gewaarborgd. Er bestaat namelijk een risico dat het MT en de RvC te ver van elkaar af komen te staan. De leden van het MT die geen statutair bestuurder zijn, hoeven immers in beginsel geen verantwoording af te leggen aan de RvC. Hierdoor kan het voorkomen dat de RvC van belangrijke informatie wordt onthouden, waardoor zij haar toezichthoudende rol niet goed kan uitvoeren.

Best practices

Om te voorkomen dat de toezichthoudende rol van de RvC door het instellen van een Management Team wordt belemmerd, heeft de Monitoring Commissie Corporate Governance Code voor beursgenoteerde ondernemingen in de Nederlandse Corporate Governance Code 2016 (“CGC“) een aantal best practice regels vastgesteld. Deze best practice regels moeten ervoor zorgen dat het toezicht binnen de onderneming op de MT blijft gewaarborgd:

• Zo is in de CGC opgenomen dat de onderneming bij de aanwezigheid van een MT ervoor dient te waken dat de deskundigheid en verantwoordelijkheid van het bestuur en de adequate informatievoorziening aan de RvC blijft gewaarborgd.[2]
• In het verlengde daarvan moet in het bestuursverslag onder andere verantwoording worden afgelegd over de wijze waarop het contact tussen het MT en de RvC is vormgegeven.[3]
• De RvC dient op zijn beurt in het reglement met betrekking tot de taakverdeling en de werkwijze van de RvC op te nemen hoe het contact met het MT dient te verlopen.[4]
• Verder is in de CGC opgenomen dat het diversiteitsbeleid, dat de RvC reeds voor het bestuur en de raad zelf dient op te stellen, ook voor het MT moet worden opgesteld.[5]
• Het bestuur dient de RvC ook te informeren over de beloning van de leden van het MT, niet zijnde de statutair bestuurders, en deze beloning dient het bestuur jaarlijks met de RvC te bespreken[6].

Pas toe of leg uit

De keuze of een onderneming deze best practice bepalingen al dan niet zal toepassen, is aan de onderneming zelf voorbehouden. Dankzij het ‘pas toe of leg uit’-principe van de CGC wordt er in ieder geval een eerste stap in de richting van het waarborgen van de toezichthoudende rol van de RvC op het MT gezet. De onderneming dient de bepalingen namelijk óf toe te passen óf uit te leggen waarom deze bepalingen niet worden toegepast. Zo ontkomt de onderneming die aan de CGC gebonden is er niet aan om zich te vergewissen van de verhouding tussen de RvC en de MT. Andere ondernemingen met een MT doen er verstandig aan de verhouding tussen de RvC en de MT eveneens onder de loep te nemen en daarover schriftelijke afspraken te maken.

[1] Zie rechtbank Utrecht 15 februari 2012, JOR 2012/243 inzake de aansprakelijk geachte heer Mittler als niet-statutair CFO van Fortis respectievelijk rechtbank Amsterdam 30 september 2015, JOR 2016/182 inzake de niet-aansprakelijk geachte heer Den Blanken als niet-statutair CFO van Fairstar.

[2] Zie bepaling 2.1.3 van de Nederlandse Corporate Governance Code 2016.

[3] Zie bepaling 2.1.3 van de Nederlandse Corporate Governance Code 2016.

[4] Zie bepaling 2.3.1 van de Nederlandse Corporate Governance Code 2016.

[5] Zie bepaling 2.1.5 van de Nederlandse Corporate Governance Code 2016.

[6] Zie bepaling 3.1.3 van de Nederlandse Corporate Governance Code 2016.