Op 28 februari 2018 heeft de Ondernemingskamer geoordeeld dat het verstrekken van gebrekkige informatie over vergoedingen aan commissarissen een gegronde reden is om aan een juist beleid te twijfelen. De Ondernemingskamer heeft daarom een onderzoek bevolen naar het beleid en de gang van zaken van Coöperatieve Aankoopvereniging Den Ham U.A. (“CAV Den Ham”) met betrekking tot deze vergoedingen. De verzoekers van deze enquêteprocedure, 34 van de in totaal 177 leden van CAV Den Ham, hebben nog andere redenen om aan een juist beleid te twijfelen aangevoerd, maar deze redenen konden volgens de Ondernemingskamer niet tot het gelasten van een onderzoek leiden.

De feiten

CAV Den Ham is een in 1920 opgerichte coöperatie en heeft als doel het gezamenlijk produceren van diervoer voor een zo laag mogelijke prijs ten behoeve van haar leden. CAV Den Ham wordt bestuurd door één bestuurder (“de Bestuurder”) en heeft een raad van commissarissen (“de RvC”), bestaande uit zeven leden. Zes leden van de RvC, waaronder de voorzitter van de RvC zijn tevens lid van CAV Den Ham, en één lid is extern (“de Externe Commissaris”).

In het najaar van 2016 is de Bestuurder met het volgen van een cursus bij een opleidingsinstituut voor bestuurders en toezichthouders van coöperaties (“de Cursus”) gestart. De Externe Commissaris is directeur en aandeelhouder van dit opleidingsinstituut. De kosten voor deze Cursus bedroegen € 12.200,- exclusief btw. De voorzitter van de RvC heeft met het verzoek van de Bestuurder om zich voor deze Cursus in te schrijven ingestemd.

Vervolgens heeft er in april 2017 een algemene ledenvergadering plaatsgevonden. Tijdens deze vergadering is het onderwerp claims van commissarissen besproken, waarbij facturen van twee commissarissen, waaronder de voorzitter van de RvC, aan bod zijn gekomen. De factuur van de voorzitter van de RvC bedroeg € 35.000,- en de factuur van de andere commissaris € 5.000,-. De Bestuurder heeft toen aangegeven dat dit geen schadeclaims zijn, maar tegemoetkomingen voor het deelnemen aan voerproeven (“de Vergoedingen”).

Naar het oordeel van een aantal leden van CAV Den Ham leiden onder meer bovengenoemde feiten ertoe dat er aan juist beleid en een juiste gang van zaken bij CAV Den Ham kan worden getwijfeld. Volgens deze leden handelen het bestuur en de RvC namelijk in strijd met de wet, statuten en het RvC-reglement, omdat (1) ten aanzien van de Cursus niet conform het RvC-reglement is gehandeld en (2) het bestuur en de RvC de Vergoedingen eerst hebben verzwegen en ontkend en deze vervolgens onvoldoende hebben toegelicht.

Enquêteverzoek

De 34 leden van CAV Den Ham zijn daarom overgegaan tot het indienen van een enquêteverzoek, waarbij zij onder andere bovengenoemde redenen aan hun verzoek ten grondslag hebben gelegd. Volgens deze leden had de Externe Commissaris zich niet in de discussie over de Cursus mogen mengen en had er in het jaarverslag een paragraaf over de Cursus moeten worden opgenomen. Daarnaast zijn de kosten voor de Cursus volgens deze leden in strijd met de richtlijn van CAV Den Ham en vragen deze leden zich af waarom de Bestuurder deze Cursus heeft gevolgd, omdat dit volgens hen een Cursus voor toezichthouders is.

Verweer CAV Den Ham

CAV Den Ham heeft verweer gevoerd tegen het verzoek en heeft daarbij ten aanzien van de Cursus en de Vergoedingen het volgende aangevoerd. Voordat de Bestuurder zich voor de Cursus heeft ingeschreven, heeft hij goedkeuring van de voorzitter van de RvC verzocht. De voorzitter heeft zijn goedkeuring verleend, waarna de Bestuurder zich voor de Cursus heeft ingeschreven. Het potentieel tegenstrijdige belang van de Externe Commissaris is vooraf gemeld, waardoor hij niet heeft deelgenomen aan de beraadslaging en besluitvorming rondom de Cursus. Tot slot heeft CAV Den Ham aangevoerd dat de Cursus onder de in de branche gebruikelijke condities is aangegaan.

Ten aanzien van de Vergoedingen heeft CAV Den Ham aangevoerd dat er in 2015 proeven met nieuwe voeders zijn uitgevoerd. Aan deze proeven hebben de twee commissarissen, alsmede een van de leden die de enquêteprocedure heeft verzocht, meegewerkt. De Vergoedingen betreffen een tegemoetkoming voor de deelname aan deze proeven en het beschikbaar stellen van gegevens. Aan de voorzitter van de RvC is een hoger bedrag (€ 35.000,-) toegekend, omdat de proeven tot zeer nadelige gevolgen voor de melkproductie van zijn koeien hadden geleid en hij als gevolg van de proeven zelfs koeien verloren heeft. Toen deze proeven werden uitgevoerd, waren deze commissarissen nog bestuurders van CAV Den Ham. De toenmalige RvC wist van deze proeven en de mogelijke Vergoedingen af. Deze feiten kunnen naar het oordeel van CAV Den Ham dan ook niet als ‘gegronde redenen’ worden aangemerkt.

Oordeel Ondernemingskamer

De Ondernemingskamer oordeelt dat voldoende aannemelijk is geworden dat de Externe Commissaris niet heeft deelgenomen aan de beraadslaging en besluitvorming omtrent de Cursus. De Ondernemingskamer gaat er voorts vanuit dat de voorzitter van de RvC zijn goedkeuring voor het volgen van de Cursus heeft verleend en dat hij toen wist dat de Externe Commissaris als directeur en aandeelhouders aan het opleidingsinstituut was verbonden. De feiten rondom de Cursus kunnen daarom niet als ‘gegronde reden’ worden aangeduid.

De feiten rondom de Vergoedingen dienen volgens de Ondernemingskamer wel als ‘gegronde reden’ te worden aangemerkt. Toen de Vergoedingen aan de commissarissen werden betaald, waren zij beiden lid van de RvC. Gelet op de positie die commissarissen binnen een coöperatie innemen, diende CAV Den Ham openheid van zaken met betrekking tot de Vergoedingen aan haar leden te verschaffen. Van die openheid van zaken was echter geen sprake, omdat CAV Den Ham de Vergoedingen eerst heeft ontkend en daarna weliswaar heeft erkend, maar onvoldoende heeft toegelicht. Zo is niet bekend hoe deze Vergoedingen zich tot andere vergoedingen verhouden en hoe de hoogte van de Vergoedingen precies tot stand is gekomen. Dit gebrek aan openheid van zaken acht de Ondernemingskamer een gegronde reden om aan een juist beleid te twijfelen. De Ondernemingskamer beveelt daarom een onderzoek naar het beleid en de gang van zaken van CAV Den Ham rondom de Vergoedingen.

Noot

De Ondernemingskamer achtte het ontbreken van voldoende informatie rondom de Vergoedingen een ‘gegronde reden’, omdat de leden enkel tijdens de algemene ledenvergadering controle kunnen uitoefenen op het bestuur en de RvC indien het bestuur hen adequaat van informatie heeft voorzien. Dat geldt uiteraard ook voor de BV en de NV. De aandeelhouders kunnen in dat geval enkel juiste besluiten nemen – en daarmee achteraf controle uitoefenen – indien zij voldoende worden geïnformeerd. Het is vreemd dat CAV Den Ham zich dat niet lijkt te hebben gerealiseerd en op basale vragen zoals “hoe verhouden de Vergoedingen zich tot andere vergoedingen” en “hoe is de hoogte van de Vergoedingen tot stand gekomen” geen antwoord heeft gegeven. Had CAV Den Ham dat wel gedaan, dan was hen immers een onderzoek naar het beleid en de gang van zaken en het voldoen van de onderzoekskosten bespaard gebleven.