Als er iets is wat deze bijzondere tijd ons leert, is het dat het nieuwe toezicht in werkelijk iedere boardroom volledig is geïntroduceerd: niet langer is je blik vooral naar binnen gericht, maar juist nu kijk je buiten de organisatie: de dreiging van het coronavirus. Je had kunnen zien wat er in China en vervolgens in Italië gebeurde, en dat ook wij niet vrij van het virus en de consequenties konden blijven.

Het is een harde leerschool die je met de neus op de feiten drukt, en de vraag oproept: heeft jouw organisatie hierop tijdig geanticipeerd? Was en is je toezicht gericht op de invloeden die van buiten komen? Wie dat wel heeft gedaan, is misschien beter voorbereid, maar zal nu logischerwijs weer snel de blik naar binnen richten. Want veel organisaties krijgen het erg moeilijk, met verregaande gevolgen. 

Kansen proberen te zien 
Toezichthouders kunnen juist nu hun meerwaarde benutten. Bestuurders moeten nu vooral naar binnen kijken, de risico’s bijsturen en (gedrags)regels voor het coronavirus uitzetten en toezien op het naleven daarvan. Terwijl de uitdaging voor de toezichthouder is de organisatie te ondersteunen in de huidige crisissituatie en tegelijkertijd naar buiten te blijven kijken.

Want de huidige risico’s biedt ook kansen. Kijk naar de beweging die het onderwijs maakt: het online lesgeven krijgt nu een enorme boost. Docenten beginnen nu écht te zien hoeveel kansen deze technologieën bieden. Er ontwikkelt zich een ‘speeltuin’ van mogelijkheden waarbij we met z’n allen via ‘trial and error’ tot digitale werkvormen komen, die anders wellicht nog lang op zich zouden laten wachten. 

Meerwaarde RvT
In de huidige situatie kan je bestuurder meer dan ooit de ondersteuning gebruiken van de RvT.  Vraag daarom waar die concreet behoefte aan heeft. Probeer daarnaast zelf verder te kijken dan de komende maanden. Wat betekenen de stappen die nu worden genomen? Denk na over andere manieren om als organisatie waarde toe te voegen. Zo zien we nu bijvoorbeeld dat bij de overheid het systeemdenken op de achtergrond raakt bij het uitvoeren van steunmaatregelen voor het bedrijfsleven. Dat vraagt om out-of-the-box denken en samenwerken met anderen over wat echt nodig is. Toezichthouders kunnen de bestuurder daarmee van dienst zijn, want het is zoeken naar een nieuwe balans.

Tips voor toezichthouders in tijdens van crisis

• Kijk naar je communicatie. Hoe crisisbestendig zijn de communicatielijnen binnen je RvT? Kan er snel gedeeld en geschakeld worden? Ga niet alleen telefonisch vergaderen, maar ga ook online de verbinding aan als de situatie langer duurt. Kijk elkaar in de ogen tijdens crisissituaties, bijvoorbeeld via veel gebruikte applicaties als Microsoft Teams (in veel bedrijven aanwezig), Skype of Zoom (beide gratis versies).
• Zorg dat in de RvT de gewijzigde prioriteiten van jullie toezicht helder zijn, en dat eigenaarschap is benoemd op onderdelen. Welke toezichthouder focust waarop?
• Zorg dat je niet alleen toezicht houdt op de continuïteit van de organisatie, maar ook op de gevolgen voor de medewerkers en klanten. Het contact met de OR in verband met je toezicht op de gewijzigde arbeidsomstandigheden lijkt me relevant. Het contact met klanten is eveneens een speerpunt. Wat verwachten zij van de organisatie in deze crisis en komt die daaraan tegemoet?
• Wees proactief door niet alleen te focussen op de huidige interne crisissituatie, maar kijk ook verder vooruit en zet samen stappen, hoe onzeker die toekomst ook is.
• Vraag aan de bestuurder expliciet wat hij/zij aan ondersteuning nodig heeft en gebruik je rol als sparringpartner optimaal. Wees helder over wat de RvT nodig heeft, en over het eventueel ingrijpen vanuit de RvT. Wijkt dit af van de normale modus? Zo ja, wat is er anders? Blijf rolvast, ook in tijden van crisis.
• Hoe crisisbestendig is je RvT als team? Kan er goed samengewerkt worden?  Ontstaat er onder grote druk onderhuidse onderlinge irritatie? Kies je timing dan goed. Pas je aan op wat de organisatie NU nodig heeft.
• Kijk voorbij de risico’s, want hoe ingrijpend ook, deze crisis biedt de organisatie zeker kansen.
• Samenwerken met andere RvT’s kan inzichten geven die helpen en de organisatie ondersteunen om risico’s op te vangen of kansen te pakken.

Meer weten over toezicht nieuwe stijl? Of over onze ondersteuning voor RvT’s/RvC’s?
Je kunt je vragen ook altijd stellen aan Caroline Wijntjes.